这篇文章是关于我,一个阅尽千帆的拖延症患者,如何终于找到了能坚持使用超过一个月GTD 工具的故事。不夸张地说,我们上能找到的所有 GTD 工具,我都下载并删除过,间隔不会超过一个星期,到最后我打开手机都会默默转移视线,以避免看到它们的应用图标。弄到这个局面,再假装我在搞什么自我管理也没啥意思了,于是痛定思痛删光走人,瞬间感到生活重返混乱和明媚。

回顾往昔,我总结了以下几条(对我而言的)至理:

  • 用 GTD 井井有条的人,其实就算不用 GTD 也能井井有条,属于锦上添花
  • 如果看到一个 GTD 应用就想吐那还是别勉强了吧,开心最重要
  • 最大的焦虑感来自于不知道怎么利用好每个工具的特点,建立文件夹/标签体系
  • 即使成功建立了上述体系,也会常常遇到不知道怎么分类、令人为难的事项
  • 看到分类体系之后立刻就不想用了

如果你读到这里,心想:“什么,这人也太次了吧!”请参阅第一条。我寻思着不是所有人都适合搞时间管理和 GTD 这些细致的手艺,不做日程管理也未必无法完成繁重的工作,比如我就经常被强烈的激情驱动长时间投入到一个项目里(然后陷入长时间的懒惰)。可惜在目前的时间安排下,上课、吃饭、学习等必须完成的任务分散在各个时间段和地点,我必须找个办法把它们统一起来,否则就会过上朝不保夕、追命赶 due 的魔鬼生活。于是,我整理出了我对这样一个工具的需求:

  • 方便:如果是数字工具,最好有移动端,因为我不想背着笔记本上下山;如果纸笔,必须便携
  • 清晰:不要多级导航 ✘,最好一目了然 ✔️,事件有截止日期
  • 分类:根据进行状态(todo/in progress/done……)、紧急程度(due soon?)和情境(琐事/日历事件/作业),对事件有效分类,没有让人困扰或无用的分类
  • 审美:交互优雅,功能不会激发焦虑感,比如 sorted3 那种帮你自动安排时间的,真是热情过分叫人害怕

怀着美好期望,2017年末,我接触到了一个天才的发明:子弹笔记。这是一种运用提示符号、月/周索引和简单文字记录来进行日程管理的体系,最大的特色莫过于它“一目了然”到了极点,而且容易美观,对我这样的颜狗具有强大吸引力。不同的符号在视觉上就对事项进行了分类,同时一周事项都写在同一页,可以快速预览掌握全局。那几个月,我用一本 A5 定页空白本(手帐?)记录安排,体面地活了一段日子,心态也保持住了,始终没有产生把笔记本埋到土里的冲动。然而,我发现了子弹笔记+手帐的几个缺点:

  • 虽然有周索引和月索引,检阅起来还是有点困难,尤其是主视图以周为单位
  • 我没有提前写好日期的习惯,因此无法安排未来事件
  • 原作者的符号体系不合使用情境,还是稍嫌模糊

我并没有就此忘记或厌倦子弹笔记,只是2018年我被 Notion 强烈地吸引了,沉迷于它改过版的日历+看板中。如果不是 Notion 移动应用里的日历让人失望,我流连 GTD 花丛的脚步可能就此停歇。这个日历允许你添加卡片,点进卡片可以设置标签文字和颜色,并写上卡片正文。每张卡片都贴在日历的某一格里,可以自由选择显示哪些 field,而且最重要的是——非常好看!结合子弹笔记带来的灵感,卡片的标题我都加上了 emoji,标签颜色也足以告诉我它们大致属于什么类型的事件。假如你是重度笔记本电脑使用者,那么强烈推荐。可惜我不是。而 Notion 的移动应用,正如前文所说,不仅操作繁琐,而且日历不能分格显示,只是光秃秃的数字,数字下面用圆点表示当天有多少卡片,根本看不到卡片标题。要它何用?Duh.

之所以如此热情地回忆这些看似不相干的事情,是因为我最后选择的 MUJI 月计划本完美结合了我最爱的两重体验:
子弹笔记+日历视图

今年一月某个下午,我在 MUJI 文具区看到了这本本子。当时我心想:“一年才逛一次 MUJI,什么都不买好不甘心,可是全都好他妈贵,只有这本11块感觉还负担得起。但我要计划本干什么用呢?我在时间计划上花过的冤枉钱还少吗?”经过计算后(32面=16个月,可以用一年多),我认为超值程度打败了滴答清单的会员,所以还是买下了。一买下,就用到现在。

我想忽略磨合的短暂过程,直接谈谈这本月计划的美妙之处。它纸张柔滑光洁,呈现淡黄色,对水笔和荧光笔都友好;因为轻便,可以塞到包里随身携带;月计划视图就和我期待的那样一目了然,边栏记录当月项目,A5 的开本下,每个格子大小适中,刚好写下每天要做的事,反正写多了也做不完。(先前告别子弹笔记,也有一部分原因是 A5 页面分成七份后格子太大了,很容易就写一大堆无关紧要的任务,最后变成了心理负担。)

具体的使用情况,可以参考题图。我仍然沿用子弹笔记时期的习惯,但发明了一套自己的符号(子弹笔记中称为 keys):


定制的子弹笔记符号

可以大致看出有三类符号:方形的待办,(差不多是)圆形的日程和不常用到的速记。

这里介绍一下子弹笔记的标记习惯。子弹笔记得名于待办事项前标注的圆点(·),而其他符号大多由圆点衍生而来,如完成(×),推迟(>),笔记(-)等。这么做的好处是,在最初记录事件时不必有任何负担,随时可以修改成别的类型。我大体沿用了这条原则,但稍作改动:

  • 待办用空白方形表示,因为涂黑方块特别爽。而且可以用涂黑程度表示事项进展,是圆点不能胜任的。上图的 DIDN'T DO 这项描述已经过时,现在用来代表没完成、而且时过境迁再也不能完成的“无效”事项。而普通没完成的方块是可以再次安排的。
  • 日程安排中加入 WISHLIST,是想去的饭店、商店一类的安排,和不得不去的日程有所区别。
  • DUE 不仅写明时间,还加上亮黄色背景,这样一看月视图就知道什么时候有 due date。

这套符号现在基本满足了我的所有需求,以后可能还要加上更多。

如果拿我的四条 GTD 工具标准来衡量现在的月计划体系,这本本子完美做到了方便(随身携带)、清晰(月视图+keys+高亮)、分类(大类只有三种)和审美(涂黑也算是优雅的交互吧)四项,没给我带来任何多余的痛苦。

根据这四点,我分别复盘了子弹笔记和 Notion 日历视图的优劣,列表如下:

子弹笔记和 Notion 日历视图

以上四点并不是为了夸月计划本而总结出来的马后炮,而是折磨我多年的真实痛点,在和 MUJI 月计划喜相逢后得到了彻底解决。而沉疴初愈的超爽感受,促使我动笔写了本文,和关心 GTD 与工具的各位一起分享这份喜悦。

这个故事里写到的标准和体系不可能适用于所有人,我详细说明它们的内涵和来源,是因为我在设计适合自己的工具时仔细思考过我的实际需求。如果这段心路历程能帮到有同样困惑的人,那走过的弯路就有了更多价值。很多文章会告诉你怎么用工具改变自己,但我现在选择了根据自己来改变工具,以让自己舒服为第一要义。

最后,按照此地惯例,分享购物清单:

  • MUJI 月计划本:¥11
  • 斑马 mildliner 柠檬黄:¥8

总计19元的纯朴快乐,值得拥有。