如果你在工作中需要接触各类表格,那么就会知道,在 Excel 表格中标记序号是很常见的一个需求。比如说,像这样的签到表,往往就会列出具体的序号在表格当中。

签到表中的序号

当然,签到表的序号非常简单,在实际的工作场景中,我们还会遇到许多其它的场景,要给表格加上序号。这篇文章,我们就围绕标记序号这件事情,来展开说一说各个相关的小技巧

从需求和场景说起

在谈具体的技巧之前,我们先来说说,哪些场景下,需要给表格加上序号。

1. 打印出来的纸张

最直接的场景,就是这个表格需要打印出来供人观看或填写,这时候有序号就会方便很多。

无论是前面提到的签到表,还是名单表等等,由于打印出来的纸张,脱离了 Excel 中的行标和列标,这时候往往需要人为补上一列序号,方便在打印出来的纸张中定位行数。这样,签到表可以很快速地统计出有多少人签到了;名单表有了序号,人们在交流时可以方便地互报行数来定位……

2. 了解表格中的数据量

在表格中,我们往往会需要关心一共有多少行数据。如果这个表格没有任何的表头,那么数据量就等于 Excel 提供的行标。

不过,很多时候一个表格往往会有数行的表头,来展示表格的名称、每列的标题、备注说明等信息。这时候 Excel 的行标就并不能真实地反映数据量了。

如果自己去算,需要记住表头占了几行,再用 Excel 的末尾行标减去,未免显得不够直观。这时候加上一列序号,可以方便地一眼就知道当前表格的数据量。

3. 多人间的表格协作

尽管 Excel 提供了相关的协作功能,但在实际的工作时,还是经常免不了互传 Excel 协作的情况。对方如果在表格中间增删了数据,要找出来这几行就相对比较麻烦。这时候如果人为地给表格加上序号,就能很方便地定位到有增删行的地方了。

另外,有时候在工作中,还会出现这样的协作情景:把一个大表格拆分成数个小表格,分配到不同的人进行处理,最终再统一汇总。前段时间我就有一个工作,需要把一张大表拆分成近 40 张小表格,这时候加上序号,无论是追踪数据的处理,还是最终汇总回一张大表格,都能起到不小的帮助。

静态序号的处理技巧

说完了需求和场景,接下来就进入正题,来说一说 Excel 中序号相关的技巧。主要会分成两个部分:静态序号和动态序号。这两者有什么区别呢?其实很好理解,静态序号就是一旦生成,就不会再发生变动了。例如一个签到表的序号,是不会发生改变的。而动态序号则会随着表格的增删、筛选等,序号也会随着动态地发生变化。

和《玩转 Excel 中的合并单元格》中一样,以上次的示例表格为模板,后续部分技巧的示例,也可以下载这个示例文档:

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这一节我们就先来说说静态序号的处理。